março 12, 2012

Exigida já há alguns anos, aemissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Conhecimento de TransporteEletrônico (CT-e) trouxe mudanças no setor fiscal e exigiu grande mobilizaçãodos departamentos de TI das empresas brasileiras. Atualmente, os sistemasdesenvolvidos para atender estas exigências estão mais estáveis e confiáveis.Contudo, a NF-e e a CT-e ainda não deixaram de ser uma preocupação para asempresas.
O grande desafio agora é oque fazer com os documentos recebidos. Legalmente, quem recebe o arquivo XMLtem a obrigação de guardá-lo e certificar-se de que ele é um arquivo válido.Imagine que o processo de recebimento de NF-e ou CT-e antes era pegar a notafiscal já com o caminhão na porta da empresa, fazer a conferência física,seguir com a entrada no sistema e arquivamento do documento fiscal.
Com a entrada dos documentoseletrônicos temos o processo iniciando não mais com a chegada do caminhão, masantes mesmo deste sair do fornecedor. No momento da emissão da nota com o enviodo XML, o mesmo sendo recebido, inicia-se o processo de recebimento. Na chegadada mercadoria é obrigação garantir que o XML já esteja na empresa e aindavalidar o mesmo na respectiva Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Essas mudanças não trouxeram só complicações, mas sim muitas possibilidades de melhorias no processo – desde a inclusão da data de emissão da NF-e no fornecedor em relatórios deplanejamento da produção até ao ponto de negociar com os fornecedores a saídado caminhão somente após a validação do XML contra o pedido de compra, garantindo assim um ganho de tempo considerável no recebimento da mercadoria.
As empresas que já possuem arecepção de NF-e e CT-e automatizadas afirmam que sem o recebimento automático teriam um desgaste enorme para consultar a validade e arquivar os XMLs. Comessa solução as empresas ganham tempo de entrada da mercadoria e ainda emsegurança da informação.
A tecnologia corre atrás ouna frente para apoiar o negócio. A maioria dos sistemas de mensageria é capazde receber e de validar estes arquivos, mas muitos poucos conseguem comparar oXML com o que está escriturado no ERP, deixando o recebedor “às cegas”, sem acerteza de ter um XML válido para toda entrada realizada na empresa.
A preocupação com o passivogerado por esse processo tem surgido com maior força na pauta das discussões demelhorias para o ano de 2012. As empresas já não sabem por quanto tempo conseguem conviver com essa desconformidade legal ou com o atraso no processode recebimento. Mais uma vez, é preciso unir forças entre a tecnologia e onegócio para evitar perdas e gerar ganhos.
As exigências do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) vieram para melhorar a relação entre as empresas e o fisco, fazendo com que este processo seja mais transparente e a fiscalização possa ser mais bem realizada. Mas as organizações podem e devem aproveitar estas obrigações para se modernizar e otimizar as atividades.
Por Fernando Lino em http://cio.uol.com.br/opiniao/2012/02/28/guarda-da-nf-e-e-do-ct-e-t…
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